Bảo mật & Bảo vệ dữ liệu

Tại AI Robotics, chúng tôi hiểu rằng dữ liệu cá nhân, đặc biệt là dữ liệu sinh trắc học như dữ liệu khuôn mặt, cần được bảo vệ với mức độ an toàn và trách nhiệm cao.

1. Chúng tôi có thể xử lý những loại dữ liệu nào?

Tùy theo sản phẩm, dịch vụ và cấu hình được triển khai tại từng đơn vị, hệ thống có thể xử lý một số loại dữ liệu sau:

Họ và tên;
Mã số học sinh, nhân viên hoặc mã định danh nội bộ;
Thông tin lớp, phòng ban hoặc đơn vị;
Thông tin về thời gian ra vào, điểm danh hoặc sự kiện liên quan đến việc sử dụng hệ thống;
Hình ảnh hoặc dữ liệu hình ảnh được hệ thống thu nhận từ thiết bị;
Dữ liệu khuôn mặt và/hoặc dữ liệu sinh trắc học được sử dụng cho mục đích nhận diện, xác thực hoặc đối chiếu;
Thông tin tài khoản và thông tin kỹ thuật cần thiết để vận hành hệ thống;
Các dữ liệu khác được đơn vị sử dụng hệ thống cấu hình hoặc cho phép xử lý.

Không phải tất cả các loại dữ liệu trên đều được thu thập hoặc lưu trữ trong mọi trường hợp. Phạm vi dữ liệu được xử lý phụ thuộc vào sản phẩm, cấu hình hệ thống và mục đích sử dụng cụ thể.

2. Dữ liệu khuôn mặt và dữ liệu sinh trắc học

Một số giải pháp của AI Robotics có thể sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt hoặc các công nghệ liên quan đến sinh trắc học.

Dữ liệu sinh trắc học là loại dữ liệu cần được bảo vệ đặc biệt. AI Robotics áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp nhằm hạn chế nguy cơ truy cập, sử dụng, thay đổi, tiết lộ hoặc xử lý dữ liệu trái phép.

Tùy thuộc vào kiến trúc và cấu hình triển khai, hệ thống có thể xử lý dữ liệu khuôn mặt để:

xác thực hoặc nhận diện người dùng;
hỗ trợ điểm danh;
kiểm soát quyền ra vào;
ghi nhận sự kiện liên quan đến việc sử dụng hệ thống;
cung cấp các chức năng khác đã được đơn vị sử dụng lựa chọn và phê duyệt.

AI Robotics không sử dụng dữ liệu sinh trắc học cho các mục đích khác ngoài phạm vi đã được thông báo hoặc thỏa thuận, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Mục đích xử lý dữ liệu

Dữ liệu cá nhân được xử lý nhằm phục vụ các mục đích phù hợp với chức năng của sản phẩm và dịch vụ, có thể bao gồm:

Cung cấp và vận hành các tính năng của hệ thống;
Xác thực hoặc nhận diện người dùng;
Quản lý việc ra vào, điểm danh hoặc chấm công theo cấu hình của đơn vị;
Bảo đảm an toàn và bảo mật cho hệ thống;
Phát hiện, ngăn ngừa và xử lý hành vi truy cập hoặc sử dụng trái phép;
Hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì và khắc phục sự cố;
Đáp ứng nghĩa vụ pháp lý hoặc yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.

AI Robotics hướng tới nguyên tắc chỉ xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết cho mục đích đã xác định.

4. Cơ sở xử lý dữ liệu

Việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.

Khi pháp luật yêu cầu sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, việc xử lý dữ liệu sẽ được thực hiện trên cơ sở sự đồng ý hợp lệ và theo phạm vi đã được thông báo.

Đối với hệ thống được triển khai tại trường học hoặc tổ chức, trách nhiệm của AI Robotics và trách nhiệm của đơn vị quản lý, sử dụng hệ thống có thể khác nhau tùy theo mô hình triển khai, hợp đồng và vai trò của từng bên trong hoạt động xử lý dữ liệu.

5. Dữ liệu của học sinh và trẻ em

AI Robotics nhận thức rằng dữ liệu cá nhân của trẻ em cần được bảo vệ ở mức độ phù hợp với quy định pháp luật.

Đối với các hệ thống được triển khai tại trường học hoặc môi trường có học sinh, việc thu thập và xử lý dữ liệu được thực hiện theo mục đích sử dụng đã được đơn vị quản lý xác định và theo các yêu cầu pháp luật áp dụng.

Trong trường hợp pháp luật yêu cầu sự tham gia hoặc đồng ý của người đại diện theo pháp luật của trẻ em, các yêu cầu đó phải được đáp ứng trước khi thực hiện hoạt động xử lý tương ứng.

Đơn vị trường học hoặc tổ chức trực tiếp triển khai hệ thống có trách nhiệm phối hợp với AI Robotics để bảo đảm quy trình thu thập, sử dụng và quản lý dữ liệu phù hợp với mục đích triển khai và quy định pháp luật.

6. Dữ liệu của nhân viên và người lao động

Đối với các giải pháp được sử dụng cho nhân viên hoặc người lao động, dữ liệu cá nhân có thể được xử lý nhằm phục vụ các mục đích như xác thực, kiểm soát ra vào, chấm công hoặc quản lý vận hành.

Phạm vi dữ liệu được xử lý phải phù hợp với mục đích sử dụng và thỏa thuận giữa các bên.

Khi quan hệ lao động hoặc mục đích xử lý dữ liệu kết thúc, dữ liệu sẽ được xử lý theo chính sách lưu trữ, thỏa thuận và quy định pháp luật áp dụng.

7. Thời gian lưu trữ dữ liệu

AI Robotics áp dụng nguyên tắc lưu trữ dữ liệu cá nhân trong khoảng thời gian cần thiết để thực hiện mục đích xử lý, cung cấp dịch vụ, bảo đảm an toàn hệ thống và đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý có liên quan.

Thời gian lưu trữ dự kiến đối với từng nhóm dữ liệu như sau:

Loại dữ liệu	Thời gian lưu trữ
Dữ liệu khuôn mặt/sinh trắc học	Trong thời gian cá nhân còn được đăng ký sử dụng hệ thống; dữ liệu sẽ được xóa trong vòng 30 ngày kể từ khi chấm dứt nhu cầu sử dụng, trừ trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận hợp lệ yêu cầu thời gian khác.
Hình ảnh từ thiết bị/camera	Tối đa 30 ngày, trừ trường hợp cần lưu giữ lâu hơn để xử lý sự cố, khiếu nại, tranh chấp hoặc đáp ứng yêu cầu hợp pháp.
Lịch sử điểm danh/chấm công	Tối đa 24 tháng, hoặc thời gian dài hơn nếu cần thiết để đáp ứng nghĩa vụ pháp lý hoặc thỏa thuận với đơn vị sử dụng dịch vụ.
Nhật ký truy cập hệ thống	Tối đa 12 tháng nhằm phục vụ mục đích bảo mật, kiểm tra, phát hiện và xử lý các hành vi truy cập hoặc sử dụng trái phép.
Thông tin tài khoản	Trong thời gian tài khoản còn hoạt động và tối đa 12 tháng sau khi tài khoản được đóng, trừ trường hợp cần tiếp tục lưu giữ theo quy định pháp luật hoặc nghĩa vụ hợp đồng.
Dữ liệu sao lưu	Tối đa 90 ngày kể từ thời điểm bản sao lưu được tạo, theo chu kỳ sao lưu và khôi phục dữ liệu của hệ thống.

Thời gian lưu trữ thực tế có thể khác nhau tùy thuộc vào sản phẩm, mô hình triển khai, cấu hình của đơn vị sử dụng và các yêu cầu pháp lý hoặc hợp đồng áp dụng.

Khi dữ liệu không còn cần thiết cho mục đích xử lý và không có căn cứ hợp pháp để tiếp tục lưu trữ, AI Robotics sẽ thực hiện việc xóa, hủy hoặc xử lý dữ liệu theo phương thức phù hợp với tính chất của dữ liệu và hệ thống.

Đối với dữ liệu sinh trắc học, AI Robotics ưu tiên áp dụng nguyên tắc không lưu giữ lâu hơn mức cần thiết cho mục đích đã xác định.

8. Dữ liệu được lưu trữ ở đâu?

Tùy theo giải pháp và hợp đồng triển khai, dữ liệu có thể được xử lý:

trên hệ thống máy chủ tại cơ sở của khách hàng;
trên hạ tầng máy chủ do AI Robotics quản lý;
trên hạ tầng của nhà cung cấp dịch vụ được AI Robotics sử dụng;
hoặc theo mô hình kết hợp giữa các phương án trên.

9. Ai có quyền truy cập dữ liệu?

Quyền truy cập dữ liệu được giới hạn theo nguyên tắc cần biết và cần quyền.

Tùy theo mô hình triển khai, quyền truy cập có thể được cấp cho:

người quản trị được đơn vị sử dụng hệ thống ủy quyền;
nhân sự AI Robotics có trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật hoặc vận hành, trong phạm vi cần thiết;
nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ hệ thống được ủy quyền, nếu có;
cơ quan nhà nước hoặc bên có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

AI Robotics áp dụng cơ chế phân quyền và các biện pháp kiểm soát phù hợp nhằm hạn chế truy cập trái phép vào dữ liệu, đặc biệt đối với dữ liệu sinh trắc học.

10. Các biện pháp bảo vệ dữ liệu

Tùy thuộc vào hệ thống và mô hình triển khai, AI Robotics áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu, có thể bao gồm:

kiểm soát và phân quyền truy cập;
xác thực tài khoản;
mã hóa dữ liệu trong quá trình truyền tải và/hoặc lưu trữ, nếu được triển khai;
bảo vệ máy chủ và thiết bị lưu trữ;
ghi nhận và giám sát hoạt động truy cập;
sao lưu và khôi phục dữ liệu;
cập nhật, vá lỗi và bảo trì hệ thống;
kiểm tra và đánh giá các rủi ro bảo mật;
các biện pháp khác phù hợp với kiến trúc và mức độ rủi ro của hệ thống.

Đối với dữ liệu sinh trắc học, AI Robotics áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp nhằm hạn chế quyền truy cập và phòng ngừa, phát hiện hành vi xâm phạm dữ liệu.

11. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

AI Robotics không chia sẻ dữ liệu cá nhân một cách tùy tiện.

Trong trường hợp cần sử dụng nhà cung cấp hoặc đối tác để vận hành một phần dịch vụ, việc tiếp cận hoặc xử lý dữ liệu phải được giới hạn trong phạm vi cần thiết cho chức năng được giao và tuân thủ các yêu cầu pháp luật, hợp đồng và bảo mật áp dụng.

Nếu việc sử dụng dịch vụ của bên thứ ba dẫn đến việc chuyển dữ liệu cá nhân ra ngoài Việt Nam, AI Robotics sẽ thực hiện các yêu cầu pháp lý liên quan trước khi thực hiện việc chuyển dữ liệu, trong phạm vi trách nhiệm của mình.

12. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo quy định pháp luật hiện hành, chủ thể dữ liệu có các quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình theo phạm vi và điều kiện pháp luật quy định.

Tùy từng trường hợp, các quyền có thể bao gồm quyền được biết, quyền đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, quyền truy cập, chỉnh sửa, yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu và các quyền khác theo quy định pháp luật.

Việc thực hiện quyền có thể cần được xác minh để bảo đảm yêu cầu được gửi bởi đúng chủ thể hoặc người có thẩm quyền đại diện.

Đối với dữ liệu của trẻ em, người đại diện theo pháp luật thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật áp dụng.

13. Yêu cầu truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu

Nếu bạn cho rằng AI Robotics đang xử lý dữ liệu cá nhân của mình và muốn thực hiện quyền liên quan đến dữ liệu đó, bạn có thể gửi yêu cầu thông qua:

Email: longlh@airobotics.vn

Yêu cầu nên cung cấp đủ thông tin cần thiết để chúng tôi xác định dữ liệu, mục đích xử lý và người yêu cầu.

AI Robotics sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu theo quy định pháp luật, hợp đồng và tình trạng thực tế của dữ liệu.

Một số yêu cầu có thể không được thực hiện ngay hoặc toàn bộ nếu việc thực hiện bị hạn chế bởi quy định pháp luật hoặc nghĩa vụ hợp pháp khác.

14. An toàn dữ liệu và sự cố bảo mật

AI Robotics duy trì các biện pháp phù hợp nhằm phát hiện, ngăn ngừa và xử lý các sự cố liên quan đến an toàn, bảo mật dữ liệu.

Khi phát sinh sự cố thuộc trường hợp phải thông báo theo quy định pháp luật, AI Robotics sẽ thực hiện các nghĩa vụ thông báo và biện pháp xử lý theo quy định hiện hành và theo trách nhiệm của mình trong mô hình xử lý dữ liệu tương ứng.

15. Trách nhiệm của đơn vị triển khai

Đối với các hệ thống được triển khai tại trường học, doanh nghiệp hoặc tổ chức, đơn vị trực tiếp sử dụng hệ thống có trách nhiệm:

xác định mục đích sử dụng phù hợp;
xác định phạm vi dữ liệu cần thu thập và xử lý;
thực hiện các nghĩa vụ thông báo, lấy sự đồng ý hoặc cơ sở xử lý phù hợp khi pháp luật yêu cầu;
quản lý quyền truy cập của người dùng thuộc đơn vị;
bảo đảm việc sử dụng dữ liệu đúng mục đích;
phối hợp với AI Robotics trong việc xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu và sự cố liên quan đến dữ liệu.

Trách nhiệm cụ thể của mỗi bên được xác định theo hợp đồng, mô hình triển khai và vai trò của các bên trong hoạt động xử lý dữ liệu.

16. Cập nhật chính sách

AI Robotics có thể cập nhật nội dung trang này để phản ánh thay đổi về sản phẩm, quy trình xử lý dữ liệu hoặc quy định pháp luật.

Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website của AI Robotics.

17. Liên hệ về bảo vệ dữ liệu

Nếu bạn có câu hỏi, yêu cầu hoặc phản ánh liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ:

AI Robotics

Website: airobotics.vn
Email: longlh@airobotics.vn
Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà số 1, Đường Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam

Chúng tôi khuyến khích bạn liên hệ với chúng tôi khi có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến cách dữ liệu cá nhân được thu thập, sử dụng, lưu trữ hoặc bảo vệ.

Cam kết của AI Robotics

AI Robotics cam kết hướng tới việc xử lý dữ liệu cá nhân một cách minh bạch, có trách nhiệm, an toàn và đúng mục đích, đồng thời liên tục cải thiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức nhằm bảo vệ dữ liệu của học sinh, nhân viên, khách hàng và những người sử dụng hệ thống.